Steuerfreie Arbeitgebererstattung sämtlicher Reisekosten

Weiterbildung, Meeting mit Geschäftspartnern oder Kunden, Messeveranstaltung und andere Events: Es gibt viele Gründe für eine Dienstreise. Selbstverständlich fallen für das Unternehmen Reisekosten an, sobald eine berufliche Tätigkeit des Mitarbeiters eine Reise an einen anderen Ort verlangt. Neben der Geldsumme für die Fahrtkosten und für Kost und Logis, umfassen die Spesen oftmals auch Trinkgeld, Leihgebühren, Wäscheservice, Versandkosten und andere Zahlungen. Arbeitgeber haben unter Einhaltung des gesetzlichen Rahmens die Möglichkeit eine steuerfreie Erstattung der Kosten, die durch die Dienstreise des Arbeitnehmers entstanden sind, zu beantragen. Ob und wann eine Lohnsteuerpflicht für die Kostenerstattung besteht, ist von verschiedenen Aspekten abhängig.

Arbeitgebererstattung ohne Steuerpflicht

Sofern die Kosten, die vom Mitarbeiter als Werbungskosten geltend gemacht werden könnten, tatsächlich in Zusammenhang mit der Arbeit stehen, können sie vom steuerlichen Einkommen abgezogen werden (§ 3 Nr. 16 EStG). Stehen die Kosten in direkter Relation zur auswärtigen Tätigkeit des Arbeitnehmers, zählen dazu laut der Richtlinien (R 9.4 LstR):

Dabei gilt generell, dass es sich um eine Tätigkeit handeln muss, die nicht an der primären Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. Nicht selten ist es dennoch der Fall, dass nicht klar definiert ist, ob es eine erste Tätigkeitsstätte überhaupt gibt. Diese Abgrenzung hat in der Rechtsprechung schon zu zahlreichen Urteilsfällen über die Bestimmung der vorrangigen Arbeitsstätte geführt.

Zu dieser Problematik werden in den kommenden Monaten etliche Grundsatzurteile des Bundesfinanzhofs erwartet (z. B. das Verfahren unter Aktenzeichen VI R 6/17, VI R 40/16, VI R 17/17). Folglich ist es lohnenswert, dieses Thema im Auge zu behalten, denn auf die Lohnbuchhaltung haben diese Urteile eine große Auswirkung.

Der Nachweis der Kosten muss anhand von Hotelbelege, Restaurantrechnungen oder ähnlichen Zahlungsbeweisen erfolgen. Für genaue Informationen, welche Spesen in welcher Höhe erstattet werden können, ist die ausführliche Erläuterung „Verpflegungsmehraufwand, Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten″ der Springer-Autorin Karin Nickenig zu empfehlen. Das Bundesfinanzministerium stellt ebenfalls einen Überblick zu den gültigen Lohnsteuerwerten zur Verfügung, der regelmäßig aktualisiert wird.

Erhöhung der Verpflegungspauschalen

Bereits zum 1.1.2020 trat eine entscheidende Änderung der Grundsätze in Kraft, die die Lohnbuchhaltung berücksichtigen muss. Seit vielen Jahren wurden erstmals die bislang geltenden Verpflegungspauschalen angehoben. Dazu Nickenig: „Von einem Verpflegungsmehraufwand wird bei den Reisekosten ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund seiner beruflichen Auswärtstätigkeit höhere Kosten für die eigene Verpflegung zu tragen hat als üblicherweise bei sich zu Hause. Wichtig ist hierbei, dass aus gesetzlicher Sicht lediglich der Mehraufwand in Form einer Pauschale berücksichtigt werden darf.″

Bisher wurde bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung sowie der ersten Arbeitsstätte eine Pauschale von zwölf Euro berücksichtigt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Diese Pauschale beträgt nun 14 Euro. Auch der Betrag für jeden einzelnen Kalendertag, an dem der Mitarbeiter 24 Stunden weder in seiner Wohnung noch in der ersten Tätigkeitsstätte anwesend ist, wurde höher angesetzt: von bisher 24 Euro auf 28 Euro.

Aktuelle Pauschale für Berufskraftfahrer

Außerdem erfolgte die Einführung einer neuen Pauschale für Berufskraftfahrer von der in der Bundesrepublik Deutschland Hunderttausende Arbeitnehmer profitieren. Mit der Pauschale erhalten die Mitarbeiter einen Ausgleich für allerlei Aufwendungen für die zuvor keine Entschädigung vorgesehen war, beispielsweise für Toilettengebühren an Autobahnrastplätzen. Das neue Gesetz sieht einen Pauschbetrag von acht Euro pro Kalendertag vor. Für folgende Tage kann dieser Betrag zusätzlich zu den gesetzlichen Verpflegungspauschalen beansprucht werden:

Diese gesetzliche Veränderung ist besonders für Unternehmen mit eigener Logistik von Vorteil, denn hier könnte die steuerfreie Arbeitgebererstattung ebenfalls infrage kommen.

Mehr Informationen: Steuerkanzlei Marion Maser